Dans le monde de la franchise, la réussite économique repose autant sur le respect du concept que sur une gestion rigoureuse des finances. Si le droit d’entrée, l’investissement initial ou les redevances sont souvent mis en avant, il ne faut pas sous-estimer le rôle stratégique du budget de fonctionnement, véritable colonne vertébrale de la gestion quotidienne.
Qu’est-ce que ce budget recouvre exactement ? Pourquoi est-il encore plus crucial en franchise ? Et surtout, comment le piloter efficacement ? Voici cinq conseils clés pour garder le cap.
Qu’est-ce qu’un budget de fonctionnement en franchise ?
Le budget de fonctionnement regroupe l’ensemble des dépenses courantes liées à l’exploitation du point de vente franchisé. Contrairement aux investissements ponctuels (travaux, achat de matériel, droit d’entrée), il s’agit ici des charges récurrentes indispensables au bon fonctionnement de l’activité.
Parmi les principaux postes, on retrouve :
- Les loyers et charges locatives,
- Les salaires et charges sociales,
- Les achats de marchandises ou matières premières,
- Les frais de fonctionnement (eau, électricité, internet, assurances, frais bancaires…),
- Les redevances versées au franchiseur (royalties, redevances publicitaires),
- Les frais marketing ou communication locale,
- Les éventuels frais de déplacement ou de maintenance.
En franchise, ce budget doit intégrer des contraintes spécifiques, comme le paiement régulier de redevances, le respect des standards du réseau (avec parfois des fournisseurs imposés ou des investissements obligatoires), et la coordination avec la stratégie marketing globale.
Une mauvaise estimation ou un suivi imprécis du budget de fonctionnement peut mettre en péril la rentabilité du point de vente, voire conduire à une situation de trésorerie critique.
1. Établir un budget prévisionnel réaliste dès le départ
L’un des premiers leviers d’une bonne gestion est de construire un budget prévisionnel complet, dès la phase de lancement du projet, et de l’ajuster régulièrement.
Cela suppose d’identifier avec précision :
- Tous les postes de dépenses, y compris les redevances prévues par le contrat de franchise ;
- Les charges fixes et variables (certains coûts augmentent avec l’activité, comme les achats ou les frais de personnel) ;
- Les recettes attendues, basées sur les prévisions du franchiseur, les études de marché locales et la saisonnalité.
Comment le mettre en place ?
Le franchiseur joue ici un rôle clé : la plupart des réseaux fournissent des modèles de comptes prévisionnels ou des ratios de gestion issus de leurs unités pilotes ou franchisées existantes. Il est essentiel de s’en inspirer, tout en les adaptant à la réalité locale (coût de la vie, niveau des loyers, concurrence). L’idéal est de se faire accompagner par un expert-comptable, dès la phase de business plan.
2. Mettre en place un suivi mensuel rigoureux
Une fois l’activité lancée, la qualité du suivi fait toute la différence. Il ne suffit pas de savoir combien on gagne : encore faut-il savoir précisément combien on dépense, et pourquoi.
Un suivi budgétaire efficace repose sur :
- Une comptabilité tenue à jour et accessible,
- Un suivi mensuel des écarts entre prévisionnel et réalisé,
- Des outils de gestion simples (tableaux de bord, logiciel de caisse, outil comptable connecté).
Comment le mettre en place ?
Il est recommandé de créer un tableau de bord mensuel regroupant les principales lignes du budget de fonctionnement. Ce tableau doit permettre d’identifier rapidement les postes qui dérapent, comme une hausse inattendue des coûts de personnel ou des achats. Des outils comme QuickBooks, Sage ou Tiime peuvent faciliter l’automatisation du suivi. Certains franchiseurs proposent aussi des outils internes ou un accompagnement régulier.
3. Optimiser ses achats sans compromettre la qualité
Dans la plupart des franchises, les produits vendus ou les services proposés reposent sur un approvisionnement régulier. Or, le poste “achats” peut rapidement devenir une source de dérapage budgétaire si l’on ne le maîtrise pas.
Comment optimiser sans sortir du cadre de la franchise ?
Il s’agit avant tout de respecter les fournisseurs référencés ou imposés par le contrat, tout en s’assurant que les commandes correspondent à la réalité des ventes. En d’autres termes, éviter les surstocks, les invendus ou les ruptures.
Voici quelques bonnes pratiques :
- Analyser régulièrement les rotations de stock,
- Utiliser les outils de reporting du franchiseur pour anticiper les besoins,
- Négocier, lorsque c’est possible, les conditions d’achat (remises sur volume, délais de paiement),
- Éviter les achats d’appoint non planifiés, souvent plus chers.
Dans les franchises alimentaires ou retail, la gestion fine des stocks (via des logiciels comme Zelty, L’Addition, ou Revers.io) est souvent déterminante pour préserver la marge.
4. Maîtriser la masse salariale dès les premiers recrutements
Le poste “salaires” constitue, avec les achats, l’un des plus lourds du budget de fonctionnement. S’il est mal calibré, il peut rapidement déséquilibrer l’ensemble de l’activité.
Comment le gérer efficacement ?
Tout commence par un dimensionnement réaliste de l’équipe en fonction du volume d’activité attendu. Recruter trop tôt ou trop de salariés peut alourdir inutilement les charges sociales. À l’inverse, une équipe sous-dimensionnée peut nuire au service client et impacter le chiffre d’affaires.
Pour bien calibrer ce poste :
- S’appuyer sur les ratios RH fournis par le franchiseur (nombre d’ETP pour X K€ de CA),
- Privilégier des contrats flexibles au début (CDD, temps partiels, extras),
- Suivre mensuellement le taux de masse salariale (souvent autour de 25 à 35 % du CA dans les franchises de services ou de restauration rapide),
- Intégrer les primes, absences et remplacements dans le calcul global.
Là encore, des outils de gestion de paie (comme PayFit ou Silae) et des tableaux de bord RH peuvent faciliter le pilotage.
5. Anticiper les variations de trésorerie et se constituer une réserve
Le fonctionnement d’un point de vente franchisé connaît souvent des périodes de creux ou des pics d’activité (selon la saison, les événements commerciaux, les changements de stratégie du réseau). Ces variations doivent être anticipées, car elles impactent directement la trésorerie.
Comment s’en prémunir ?
Il est recommandé de se constituer une réserve de trésorerie équivalente à deux ou trois mois de charges fixes. Cela permet d’absorber un mois de CA en baisse, un impayé ou une dépense imprévue.
D’autres bonnes pratiques incluent :
- Le suivi de la trésorerie au jour le jour (via un logiciel de gestion ou un tableur),
- L’anticipation des paiements à échéance (URSSAF, loyers, TVA),
- La mise en place de solutions de financement court terme (découvert autorisé, affacturage),
- Le recours au fonds de roulement calculé dès le business plan.
Certains franchiseurs proposent également un accompagnement en cas de difficulté passagère ou des dispositifs internes d’avance de trésorerie.
