Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, toutes les entreprises traitant des données personnelles sur le territoire de l’Union européenne sont tenues de se conformer à cette réglementation. Cela concerne bien entendu les grandes entreprises, mais également les TPE, les artisans, les indépendants… et les réseaux de franchise.
Dans ce contexte, les franchisés, souvent concentrés sur leur développement commercial, peuvent sous-estimer l’impact du RGPD sur leur activité. Ou estimer que cela relève des obligations du franchiseurs. Pourtant, leur statut d’entrepreneur indépendant les rend pleinement responsables en matière de protection des données personnelles. Explications.
RGPD : un cadre juridique incontournable pour les réseaux de franchise
Pour rappel, le RGPD (Règlement (UE) 2016/679) vise à renforcer les droits des citoyens européens en matière de protection des données personnelles. Il impose aux organisations de garantir la transparence du traitement, la sécurité des données collectées et le respect des droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.).
Dans le secteur de la franchise, le traitement de données personnelles est monnaie courante : clients, salariés, candidats à la franchise… Qu’il s’agisse d’adresses e-mail, de données de navigation, de coordonnées bancaires ou de fichiers clients, la collecte et l’utilisation de ces informations doivent respecter les principes du RGPD.
Contrairement à une idée reçue, la franchise n’est pas une entité juridique unique. Chaque franchisé agit en son nom propre et constitue une entreprise indépendante. Cela signifie qu’il est juridiquement responsable des traitements de données qu’il effectue dans le cadre de son activité.
Les franchisés, des entrepreneurs indépendants soumis au RGPD
En tant que responsable de son entreprise, le franchisé est considéré comme responsable de traitement dès lors qu’il détermine les finalités et les moyens de traitement des données personnelles dans le cadre de son activité. Ce rôle implique de nombreuses obligations :
- Informer les personnes concernées de manière claire et transparente sur l’usage de leurs données ;
- Tenir un registre des traitements de données ;
- Assurer la sécurité des données (par des mesures techniques et organisationnelles adaptées) ;
- Respecter les droits des personnes (droit d’accès, d’opposition, de suppression, etc.) ;
- Notifier les violations de données à la CNIL dans les délais impartis, le cas échéant.
Même si le franchiseur fournit les outils, les logiciels, voire les formulaires de collecte de données, le franchisé reste juridiquement responsable des traitements qu’il opère dans le cadre de sa propre activité commerciale.
Franchiseur et franchisé : une coresponsabilité encadrée
De son côté, en tant que tête de réseau, le franchiseur n’est pas juridiquement responsable des données traitées par ses franchisés, sauf dans deux cas :
- s’il détermine lui-même les finalités et les moyens de traitement,
- s’il centralise les données dans un outil dont il est le gestionnaire (par exemple un CRM partagé).
Alors, une coresponsabilité ou un statut de sous-traitant peut s’appliquer, et il est indispensable de formaliser cela par un contrat ou une annexe RGPD.
De manière générale, le franchiseur a tout intérêt à accompagner ses franchisés pour garantir une conformité homogène au sein du réseau. Cela peut passer par :
- La mise à disposition de modèles de mentions légales et politiques de confidentialité ;
- Des formations RGPD pour les franchisés et leurs équipes ;
- Un audit des outils fournis pour s’assurer qu’ils sont conformes au RGPD ;
- La désignation d’un DPO réseau (Délégué à la protection des données) pour centraliser les bonnes pratiques et les questions.
En revanche, la mise en œuvre concrète des mesures de protection, la tenue du registre des traitements ou la gestion des demandes des clients relèvent de la responsabilité exclusive du franchisé, sauf indication contraire dans le contrat.
Tableau comparatif des responsabilités RGPD
| Obligation RGPD | Responsabilité du franchiseur | Responsabilité du franchisé |
| Tenue du registre des traitements | Non | Oui |
| Rédaction des mentions d’information | Conseillé | Oui |
| Sécurisation des données clients | Non (sauf outil fourni) | Oui |
| Gestion des demandes d’accès/suppression | Non (sauf centralisation) | Oui |
| Notification de violation à la CNIL | Non (sauf si responsable du traitement) | Oui |
| Formation et sensibilisation RGPD | Recommandé | Oui |
Comment s’assurer d’être en conformité avec le RGPD en tant que franchisé ?
Pour garantir une bonne conformité au RGPD, un franchisé doit avant tout prendre conscience de ses responsabilités. Voici quelques conseils pratiques pour respecter la réglementation sans alourdir inutilement sa gestion quotidienne :
- Tenir un registre simplifié des traitements : même si la structure est petite, il est obligatoire de recenser les traitements réalisés (fichier client, recrutement, fournisseurs, etc.). Des modèles simplifiés sont disponibles sur le site de la CNIL.
- Mettre à jour ses documents contractuels : les mentions d’information sur les formulaires papier ou en ligne doivent expliquer clairement la finalité du traitement, la durée de conservation, et les droits des personnes.
- Former ses équipes : toute personne manipulant des données personnelles doit être sensibilisée à la confidentialité et aux gestes de base en cybersécurité.
- Sécuriser les outils utilisés : cela comprend les logiciels de caisse, les CRM, les boîtes e-mail professionnelles, etc. Il faut choisir des prestataires conformes au RGPD et mettre en place des mots de passe forts, des sauvegardes et des accès limités.
- Évaluer l’appui du franchiseur : vérifier si le contrat de franchise prévoit un accompagnement RGPD, un DPO désigné ou des outils mutualisés. En cas de doute, mieux vaut formaliser les responsabilités respectives dans un avenant clair.
- Se faire accompagner en cas de besoin : un expert-comptable, un avocat ou un consultant spécialisé en RGPD peut aider à mettre en place les bons outils, voire effectuer un audit.
RGPD et franchise, une vigilance partagée
Dans un réseau de franchise, la conformité au RGPD ne peut pas être laissée au hasard. Si le franchiseur peut jouer un rôle de guide et de soutien, le franchisé reste pleinement responsable des traitements de données qu’il opère. L’enjeu est d’autant plus important que la CNIL ne fait pas de distinction entre une entreprise franchisée et une autre structure commerciale classique. Le risque de sanction existe, tout comme le risque de perte de confiance des clients en cas de mauvaise gestion des données.
Pour sécuriser son activité, le franchisé doit donc s’approprier les règles du RGPD, mettre en œuvre les bonnes pratiques, et dialoguer avec la tête de réseau pour que chacun assume ses responsabilités, dans un esprit de transparence et de collaboration.
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